Von der Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung

Allgemein

Die Erfassung von Kommen- und Gehen-Buchungen pro Mitarbeiter ist in den Modulen PiCa Mobil (Android, iOS auf Handys oder Tablets sowie unter Windows), PiCa Mobil (Windows) und PiCa Terminal (Wand-Terminals) möglich.

Eine Weiterverarbeitung findet nach frei definierbaren Kriterien im PiCa Plan statt. Hierbei werden Mehr- und Minderstunden unter Berücksichtigung von arbeitszeitrechtlichen Kriterien und Abwesenheiten abgeglichen und bilden somit die Grundlage zur Abrechnung des Mitarbeiters und für die Übermittlung lohnrelevanter Daten per Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung.

Erfassung der Arbeitszeiten

Arbeitszeiten können sowohl im Unternehmen, im Home-Office oder bei einem Außeneinsatz erfasst werden.

Eine Nacherfassung von Zeiterfassungsdaten ist optional pro Mitarbeiter möglich. Hier wird zwischen der einfachen und kompletten Nacherfassung unterschieden. Bei der einfachen Nacherfassung kann das Kommen oder Gehen einzeln nachgebucht werden. Hierbei wird auch das Prüfen auf Doppelbuchung unterstützt. Bei der kompletten Nacherfassung werden vollständige Buchungsdatensätze aus Kommen und Gehen nachgebucht. Die Nacherfassung kann pro Mitarbeiter freigeschaltet werden.

Optional kann die Zeiterfassung per Smartphone auf das WLAN des Unternehmens oder für bestimmte GPS-Koordinaten pro Mitarbeiter eingeschränkt werden.

Sollen Mitarbeiter nur über Ihren Arbeitsplatzrechner (PiCa Time) bzw. einem installierten Terminal (Pica Terminal) die Arbeitszeiten erfassen, kann dies pro Mitarbeiter gesteuert werden.

Weiterverarbeitung der Zeiten

Die erfassten Zeiten werden im PiCa Plan je nach Konfiguration voll automatisch übernommen. Hierbei sind verschiedene Modelle implementiert. Diese erstrecken sich von dem Abgleich mit dem geplanten Dienst über den Abgleich mit den Sollstunden des Tages bis zur automatischen Übernahme unter Berücksichtigung der Grenzen für Kern- und Gleitzeit. Eine Pausenautomatik sowie eine Kappung an den Grenzen sind konfigurierbar.

Rüst- und Umziehzeiten können jederzeit einfließen und finden somit Berücksichtigung in der anzurechnenden Arbeitszeit des Mitarbeiters.

Übermittlung an Lohnbuchhaltung

Alle anzurechnenden Zeiten werden kumuliert und können in mehr als 80 verschiedene Lohnbuchhaltungsprogramme per Schnittstelle übertragen werden. Entstandene Zuschläge für das Arbeiten zu ungünstigen Zeiten (nachts, Sonntag, Feiertag etc.) können je nach eingestelltem Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung übergeben werden. Dem Mitarbeiter kann zur Gehaltsabrechnung ein Einzelnachweis zur Verfügung gestellt werden.